L'entreprise qui m'accueille pour ce stage de 4 mois, Poland Tour est un Tour Operator, créé en 2004, et spécialisé dans l'incoming, c'est à dire l'accueil de touristes étrangers en Pologne. Poland Tour organise des séjours sur mesure pour des touristes du monde entier, du transport à l'hébergement, en passant par les différentes activités, le guide, la restauration...

30 avril - Bilan du premier mois

Après un mois de stage, voici un premier bilan de mes débuts chez Poland Tour. La première semaine a été essentiellement consacrée à la prise de contact avec l’entreprise, les collègues, les méthodes de travail, le site internet et les produits proposés par l’entreprise, ainsi qu’à m’informer sur les principaux attraits touristiques de Varsovie et de la Pologne, puisqu’il faut, bien sûr, être bien renseigné, afin de pouvoir conseiller et satisfaire au mieux les clients, selon leurs souhaits.

Les deux semaines suivantes, j’ai principalement travaillé à mettre à jour et élargir une base de données de partenaires potentiels, en Allemagne, Autriche et Suisse. Cette base de données sera le fil rouge de mon stage, je dois y travailler tout au long des 4 mois, à coté de mes autres tâches. Ces premières recherches ont abouti a l’envoi d’un email à ces éventuels futurs partenaires, afin de présenter Poland Tour et de leur proposer une collaboration.

Suite à ce mailing, j’ai répondu aux quelques emails reçus, et commencé la production touristique à proprement parlé, suite à une demande d’une agence allemande, pour un groupe de 15 à 25 personnes en juin 2013. Je reviendrai plus tard en détail sur les différentes étapes de la création d’un séjour.

Enfin, j’ai également mis à jour la page Facebook de l’agence, abandonnée depuis près d’un an.

L’organisation d’un séjour 

Hier, je suis allée accueillir 2 clients français à l'aéroport de Varsovie, l'aboutissement de longues semaines de travail !  Tout a commencé il y a environ 3 mois, quand j'ai reçu un email de ce client, me demandant de lui organiser un séjour d’une quinzaine de jours à la découverte de la Pologne. Notre travail commence toujours par la réception d’une demande, en général par email, émanant soit d’une agence partenaire, soit d’un client individuel. Il faut essayer d’obtenir du client le plus d’informations possibles, afin d’adapter au mieux le programme à la demande. Ainsi, les dates, le standard de l’hôtel (nombre d’étoiles), les centres d’intérêt du client, et éventuellement son âge et sa nationalité peuvent influer sur le programme. Un programme d’une semaine autour de la Pologne sera, par exemple, complètement différent selon qu’il s’agisse d’un groupe d’étudiants ou de retraités, d’un groupe de pélerins sur les traces de Jean-Paul II, d’un groupe de Juifs souhaitant découvrir les lieux liés à la mémoire juive en Pologne, ou d’un groupe de supporters venus pour l’Euro…

On élabore ensuite un programme, qu’on présente au client, et modifie éventuellement selon ses souhaits, et on calcule le prix du séjour, en tenant compte du nombre de participants, de la période de l’année, du taux de change, etc... 

Une fois le programme et le devis acceptés par le client (ce qui n’arrive pas à chaque fois, loin de là, on travaille aussi beaucoup ‘pour rien’), il nous faut réserver pour lui toutes les prestations incluses dans le séjour. Dans le cas de mon couple francais, par exemple, il s’agissait de réserver les hôtels (une dizaine au total), une voiture de location, des guides pour des visites guidées dans 3 villes, une visite de la mine de sel de Wieliczka, une croisière et 3 dîners au restaurant, les autres dîners étant pris à l’hôtel.  Il n’arrive pas souvent que nous recontrions nous-mêmes nos clients. Les groupes sont en effet le plus souvent accueillis par un guide qui les suit tout au long de leur séjour. J’ai quant à moi beaucoup apprécié cette opportunité de rencontrer les clients pour lesquels j’avais si longuement travaillé. :-)

Mon stage - un bilan

Je pense avoir énormément appris lors de ce stage, à de nombreux niveaux. Tout d’abord, je suis très contente d’avoir découvert le travail en agence réceptive, l’organisation d’un programme de A à Z. J’ai trouvé ce travail très intéressant, et peux imaginer sans problème chercher du travail dans ce domaine par la suite. Le seul bémol concerne le fait de passer toute la journée devant un ordinateur. Dans l’idéal, j’aimerais un travail un peu plus diversifié, qui permette également de passer du temps ailleurs que devant un ordinateur. J’ai particulièrement apprécié l’occasion qui m’a été donné de rencontrer des clients, je trouve que ce contact, plus personnel que les emails, apporte un plus non négligeable. 

Le fait de travailler dans une petite structure a été un avantage indéniable. Au lieu de rester cantonnée à un aspect du travail, j’ai pu découvrir chaque étape de la production touristique, ainsi que certains à-côtés. J’ai travaillé aussi bien avec des groupes qu’avec des touristes individuels, en Pologne qu’à l’étranger, pour un weekend ou deux semaines, et avec des groupes aux attentes très différentes…

De plus, j'ai vraiment apprécié le fait d'être traitée comme un membre de l'équipe à part entière, de pouvoir gérer mes propres dossiers, en autonomie.

Un bilan donc largement positif !